fbpx

Avainsana: arkistointi

Sähköinen arkistointi (1 pv)

Sähköiset asiakirjat häviävät, jos niitä ei säilytetä!

Arkistotieto pitää saada käyttöön nopeasti ja helposti. Miten sinun tärkeät tietosi löytyvät arkistoistasi?
Arkistotoimen vaatimustaso on noussut ja näkyy eri toimialoilla ja toimenkuvissa. Meiltä edellytetään laaja-alaista tiedonhallinnan ja arkistoinnin perusteiden osaamista. Yritykset ovat siirtymässä kohti sähköistä arkistointia eli säilytystä.

Tiedonhallinnan elinkaareen sisältyvä arkistotoimi tarkoittaa sähköisiä ratkaisuja. Kyse on myös tiedolla johtamisesta ja sähköinen arkistointi on tätä päivää. Se pitää suorittaa tietoturvallisesti ja tehokkaasti.

Mikä on organisaatiosi tiedonhallinnan ja arkistoinnin nykytila?
Painottuuko toimintasi tiedonhallinnassa oikeisiin asioihin?
– Sähköisen asiakirjahallinnan ja arkistoinnin kehittäminen
– Arkistotietokannan monipuolistaminen ja digitointi
– Arkistokoulutus, ohjaus ja neuvonta virastoille ja laitoksille
– Arkistonsiirrot ja arkistotilat
– Henkilöstön osaamisen kehittäminen

Sähköisten palvelujen ja sähköisen arkistoinnin kehittäminen liittyy kaikkiin prosesseihin ja taustajärjestelmiin. Uudistunut lainsäädäntö tuo paineita prosesseihin. Asiakirjojen sisältämän tiedon eheyden ja todistusvoiman täytyy toteutua tämän päivän tasolle. On tiedettävä, kuka tiedon on tuottanut ja mihin tarkoitukseen sekä kauanko asiakirjoja on säilytettävä.


Kenelle
– Yrityksen hallinnon ja toimiston esimiehet, arkistoinnista vastaavat tai osavastaavat.
– Julkisen sektorin (kunnat, kuntayhtymät, valtion virastot, julkiset liikelaitokset, julkisoikeudelliset yhteisöt) johto, esimiehet ja asiantuntijat, asiakirjahallinnon ja arkistotoimen sekä rekisterien ja tietovarantojen parissa toimivat.
– Yritykset ja kolmas sektori. Kolmannen sektorin johto ja esimiehet, arkistoinnista vastaavat tai osavastaavat.


Hyödyt
Sähköinen arkistointi -etävalmennuksessa
– saat käytännön ohjeita, kuinka helpotat sähköisellä säilytyksellä mm. tiedon saantia ja käytettävyyttä
– opit asiakirjahallinnon ja tiedonhallinnan suunnittelua ja kuvaamista, jota sähköisten palvelujen kehittäminen edellyttää
– opit, kuinka johdat asiakirjatiedon elinkaaren suunnittelua ja hallintaa sähköiseen suuntaan


Kouluttaja Jarkko Koivuniemi
Jarkko Koivuniemi on kokenut asiantuntija ja suosittu kouluttaja. Hän on kouluttanut vuodesta 1990 lähtien tieto- ja teknologia-aiheita sekä toiminnan kehittämistä. Jarkko Koivuniemellä on laaja-alainen kokemus eri sektoreilla, toimialoilla ja osaamistasoilla: yrityssektori, julkinen sektori, kolmas sektori. Paljon valmennuksia julkisoikeudellisille toimijoille, eri kokoisille yrityksille ja järjestöille.

Palautetta aiemmista koulutuksista:
– ”Selvästi paljon osaamista. Esitystapaa helppo seurata, termistö kansan kieltä.”
– ”Kiitos! Selkeä ja monipuolinen esitys, hyvin otit mukaan myös meidät kouluttautujat ja kysymyksemme.”
– ”Vähän etukäteen pelkäsin, onko koulutus monotoninen ja sen vuoksi puuduttava. Näin ei kuitenkaan onneksi ollut, vaan kouluttaja piti väen hyvin hereillä elävällä kerronnallaan.”
– ”Kouluttajalla hyviä esimerkkejä. On aina kiva kuunnella ihmistä joka osaa asiansa.”
– ”Haluaisin ehdottomasti lisää juuri tämän tyyppistä koulutusta tai jatkoa tälle, mielellään myös samalta kouluttajalta.”
– ”Webinaari toimi moitteettomasti ja kouluttajan asiantuntemus oli loistava”
– ”Hyvä kouluttaja piti hereillä pienillä mukaanotoilla”
– ”Selvensi ajatuksia kokonaisuudessaan.”
– ”Kokonaisuudessaan hyvä paketti!”
– ”Koulutus oli todella hyvä, täyttä asiaa koko koko pv. Kouluttaja hyvä ja todella asiantunteva. Reagoi kuulijoiden kysymyksiin nopeasti.”
– ”Koulutusosiot oli tiivistä tietoa, kouluttajalla asiantunteva ja selkeä ote asiaan.”
– ”Pidin kouluttajan tavasta esitää asioita, ytimekäs tapa puhua ja tuoda asian villakoira esiin.”
– ”Hyvä/erinomainen, laaja-alainen tietämys aihealueesta.”
– ”Kattava paketti Sähköisen arkistoinnin kokonaisuudesta.”
– ”Tiivis paketti täynnä asiaa, hyvä ettei ollut turhia kuvia ja muita härpäkkeitä.”


Etätyöskentelystä
Koulutus on interaktiivinen, voimme keskustella ja tehdä käytännön harjoituksia, kuten lähivalmennuksissakin. Koulutus toteutetaan Zoomilla. Saat lisätietoa Osallistumisohjeessa, joka lähetetään sinulle sähköpostitse ennen koulutusta.


Ohjelma

8.45 Yhteyksien tarkistus
9.00 Koulutus alkaa
11.30 – 12.15 Lounastauko
– Pidämme lyhyitä taukoja sopivissa kohdissa
15.30 Koulutuspäivä päättyy

Paperiarkistoinnista sähköisiin käytäntöihin
– Perusteet ja lainsäädäntö
– Arkistotoimi ja asiakirjahallinto yhdessä
– Arkistotoimen kehittäminen, säilytysaika ja pituudet
– Luokittelu, salattu aineisto, julkisuuslainsäädäntö
– Asiakirjojen tiedon muodostuminen, käsittely ja hallinta

Sähköinen asiointi ja kehittämisalue
– Keskitetty asiakirjojen tietojen hallinta
– Mikä on eAMS ja sen rooli organisaation tietojärjestelmänä
– Sähke2 merkitys
– Sähköinen arkistointi käytännössä

Tehtävien käsittelyvaiheet, asiakirjatyypit
– Oletusmetatietoarvot (esimerkiksi säilytysaika)
– Metatietojen hallinta
– Tiedonhallinta ja operatiiviset tietojärjestelmät
– Arkistoinnin säilytysjärjestelmät
– Pitkäaikainen tai pysyvä säilyttäminen
– Asiakirjatiedon elinkaaren alun hallinta ja sähköinen arkistointi

Kriteerit ja vaatimukset

Tiedonohjaussuunnitelma – suunnittelu- ja laadintaprosessi
– Käsittelyprosessin kuvauksen metatiedot
– Toimenpiteen ja asiakirjatiedon metatiedot
– Sähköisen arkistoinnin tiedonohjaus ja turvallisuus

Vaatimukset ja toteutuminen
– Lainsäädännön vaikutukset
– Tietoturvallinen tiedonhallinta
– Käyttöoikeudet ja käytönvalvonta

Yritykset vs. julkisoikeudelliset toimijat
– Tiedonhallintalaki julkisilla
– AMS vs. TOS
– Ohjeistus ja valvonta
– Vastuu


Ennakkotehtävä ja sähköinen bonusmateriaali
Saat lisätietoa Osallistumisohjeessa, joka lähetetään sinulle sähköpostitse ennen koulutusta.


Koulutuspaikka:
Etävalmennus Zoomilla 

Ajankohta:
7.6.2022 klo 9.00 – 15.30

Osallistumismaksu:
597 euroa
 (+ alv 24%). Sisältää sähköisen materiaalin.

Ryhmäetuhinnat:
samasta organisaatiosta kaksi osallistujaa: 567 euroa / hlö (+ alv 24%),
kolme tai useampia osallistujia: 497 euroa / hlö (+ alv 24%).

Bonus:
Tallenne on osallistujien katsottavissa kahden viikon ajan toteutuksen jälkeen.

Myös tiimi- sekä yritys- ja organisaatiokohtaisena, pyydä tarjous!


Ilmoittautumisen peruutusehdot:
Peruutus on ilmoitettava viimeistään 8 päivää ennen koulutustilaisuuden alkua. Myöhemmin tehtävistä peruutuksista veloitetaan 50% koulutustilaisuuden hinnasta. Mikäli osallistumista ei peruuteta lainkaan, veloitetaan koko koulutustilaisuuden hinta. Esteen sattuessa koulutuspaikan voi luovuttaa toiselle samassa organisaatiossa työskentelevälle henkilölle.

2022-03-30T16:47:36+00:00maaliskuu 14th, 2022|

Tiedonohjaus ja arkistonmuodostus organisaatiossa (1/2 pv)

Tiedonhallintaa vai pakollista arkistointia?

Arkistointi tuntuu olevan ongelma monessa yrityksessä ja organisaatiossa. Tieto makaa tietojärjestelmillä paperiasiakirjojen lisäksi. Mitkä ovat säilytysajat? Mitä ovat elinkaaret eri dokumenteilla? Miten tiedolla johdetaan ja mikä on pakollista tai järkevää arkistointia?

Tiedonhallinta on organisaation hankkiman, tuottaman, käyttämän ja säilyttämän tiedon hallintaa. Hyvin hallinnoidulla tiedolla voidaan edistää organisaation tuottavuutta, parantaa palveluja.


Kenelle
Johto ja esimiehet, asiantuntijat eri toimintayksiköissä, henkilötietojen ja rekisterien parissa toimivat, erityisesti HR-, talous- ja palkanlaskentahenkilöstö.


Hyödyt
Saat tiiviin tietopaketin ja vinkkejä, mitä sinun pitää tietää, tehdä ja huomioida liittyen arkistointiin ja tiedonhallintaan. Saat kokonaisnäkemyksen siitä, mitä, milloin ja missä – ja kenelle nämä tehtävät kuuluvat.

Näitä asioita ovat mm seuraavat:
– Yrityksen tulisi laatia ohje tiedonohjaukseen eli sähköisten ja paperisten asiakirjojen arkistointiin ja arkistonmuodostukseen.
– Tiedonohjaussuunnitelma ja/tai arkistosuunnitelma ovat avainasemassa.
– Ensimmäiseksi täytyy täyttää lakisääteiset velvoitteet. Esimerkiksi kirjanpidon tositteita on säilytettävä kuusi vuotta. Toiseksi organisaation sidosryhmät tarvitsevat historiatietoa esim. taloudesta, henkilöstöhallinnosta ja muista eri toiminnoista.
– Arkistointi määrittelee tai vastaa kysymykseen onko jokin asia tehty vai ei. Asiakirjat on tuhottava tai arkistoitava, kolmatta vaihtoehtoa ei ole.


Kouluttaja Jarkko Koivuniemi
Jarkko Koivuniemi on kouluttanut vuodesta 1990 lähtien tieto- ja teknologia-aiheita unohtamatta toiminnan kehittämistä. Laaja-alainen kokemus eri sektoreilla, toimialoilla ja osaamistasoilla.

Yrityssektori, julkinen sektori, kolmas sektori. Paljon julkisoikeudellisia toimijoita, eri kokoiset yritykset ja järjestöt.

Jarkko Koivuniemi on kokenut asiantuntija ja suosittu kouluttaja.

Palautetta aiemmista koulutuksista:
– ”Selvästi paljon osaamista. Esitystapaa helppo seurata, termistö kansan kieltä.”
– ”Kiitos! Selkeä ja monipuolinen esitys, hyvin otit mukaan myös meidät kouluttautujat ja kysymyksemme.”
– ”Vähän etukäteen pelkäsin, onko koulutus monotoninen ja sen vuoksi puuduttava. Näin ei kuitenkaan onneksi ollut, vaan kouluttaja piti väen hyvin hereillä elävällä kerronnallaan.”
– ”Kouluttajalla hyviä esimerkkejä. On aina kiva kuunnella ihmistä joka osaa asiansa.”
”Haluaisin ehdottomasti lisää juuri tämän tyyppistä koulutusta tai jatkoa tälle, mielellään myös samalta kouluttajalta.”
”Webinaari toimi moitteettomasti ja kouluttajan asiantuntemus oli loistava”
”Hyvä kouluttaja piti hereillä pienillä mukaanotoilla”
”Selvensi ajatuksia kokonaisuudessaan.”
”Kokonaisuudessaan hyvä paketti!”
”Koulutus oli todella hyvä, täyttä asiaa koko koko pv. Kouluttaja hyvä ja todella asiantunteva. Reagoi kuulijoiden kysymyksiin nopeasti.”


Tämä etäkoulutus toteutetaan Zoomilla, joka toimii etävalmennuksena mukavasti. Pidämme taukoja riittävästi. Voit kysyä ja kommentoida päivän aikana. Saat lisätietoa Osallistumisohjeessa, joka lähetetään sinulle sähköpostitse ennen koulutusta.


Aikataulu

12.45 Yhteyksien tarkistus
13.00 Koulutus alkaa
– Pidämme lyhyitä taukoja sopivissa kohdissa
16.00 Koulutus päättyy


Ohjelma

Julkinen vs yksityinen sektori

Asiakirjahallinto
– Arkistointi vai hävittäminen?
– Asiakirjojen käytettävyys
– Metatiedot

Sähköisen toimintaympäristön tiedonhallinta
– Tiedonohjaussuunnitelma (TOS)
– Tiedonhallintamalli
– Sähköiset käsittelyprosessit

Tietojärjestelmät ja tietojen hallinnan automaattinen ohjaus
Tiedonhallinnan laatu
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne

Arkistonmuodostaminen
– Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) ja asiakirjahallinnon toimintaohjeet
– Paperisten asiakirjatietojen käsittely ja säilyttäminen
– Erityislainsäädäntö
– Arkistomuodostajan ja asiakirjojen säilytysajat sekä -tavat
– Asiakirjahallinnon toimintaohjeita

Master data -ajattelu
Rajapinnat
Turvallinen tiedonhallinta

Aikaa kysymyksille


Koulutuspaikka:
Verkkovalmennus 

Ajankohta: 
16.6.2022 klo 13.00 – 16.00

Osallistumismaksu:
397 euroa / hlö (+ alv 24%). Valmennukseen sisältyy sähköinen koulutusmateriaali sekä tallenne, joka on koulutuksen jälkeen kahden viikon ajan osallistujien katsottavissa.

Ryhmäetuhinnat:
samasta organisaatiosta kaksi osallistujaa: 357 euroa / hlö (+ alv 24%), kolme tai useampi osallistujaa: 297 euroa/ hlö (+ alv 24%).

Myös tiimi- sekä yritys- ja organisaatiokohtaisena, pyydä tarjous!


Ilmoittautumisen peruutusehdot:
Peruutus on ilmoitettava viimeistään 8 päivää ennen koulutustilaisuuden alkua. Myöhemmin tehtävistä peruutuksista veloitetaan 50% koulutustilaisuuden hinnasta. Mikäli osallistumista ei peruuteta lainkaan, veloitetaan koko koulutustilaisuuden hinta. Esteen sattuessa koulutuspaikan voi luovuttaa toiselle samassa organisaatiossa työskentelevälle henkilölle.

2022-04-25T10:00:47+00:00huhtikuu 25th, 2022|

Tiedon tietoturvallisuus ja varautuminen poikkeusoloissa (90 min)

Poikkeusoloihin varautuminen tiedonhallinnan eri osa-alueilla

Olemme eläneet poikkeuksellista aikaa jo viimeiset kaksi pandemiavuotta. Euroopan tilanne on suistanut pandemiauutiset toiselle rintamalla. Miten meidän pitää varautua tiedon ja asiakirjojen osalta organisaatioissa ja yrityksissä poikkeuksellisina aikoina? Sanat tietoturva, tietosuoja ja varautuminen kuuluvat tiedonhallintaan. Asiakirjan ja tiedon käsite ja määrä on muuttunut kompleksisessa järjestelmien ympäröivässä organisaatiossa.

Tule ajankohtaiswebinaariin kuuntelemaan lisää mitä pitää huomioida poikkeusoloissa, muutoksen hallinnassa tai kriisiaikana tämän päivän tiedonhallinnan muutoksessa.


Kenelle
Asiakirja- ja tiedonhallinnon parissa toimivat, arkistovastuulliset, tietosuojavastaavat, rekisterinpitäjät, johto, esimiehet, asiantuntijat, tietosuojatyöhön osallistuvat. Sopii julkiselle, yksityiselle että kolmannelle sektorilla.


Kouluttaja Jarkko Koivuniemi
Jarkko Koivuniemi on kouluttanut vuodesta 1990 lähtien tieto- ja teknologia-aiheita unohtamatta toiminnan kehittämistä. Laaja-alainen kokemus eri sektoreilla, toimialoilla ja osaamistasoilla.

Yrityssektori, julkinen sektori, kolmas sektori. Paljon julkisoikeudellisia toimijoita, eri kokoiset yritykset ja järjestöt.

Jarkko Koivuniemi on kokenut asiantuntija ja suosittu kouluttaja.

Palautetta aiemmista koulutuksista:
– ”Selvästi paljon osaamista. Esitystapaa helppo seurata, termistö kansan kieltä.”
– ”Kiitos! Selkeä ja monipuolinen esitys, hyvin otit mukaan myös meidät kouluttautujat ja kysymyksemme.”
– ”Vähän etukäteen pelkäsin, onko koulutus monotoninen ja sen vuoksi puuduttava. Näin ei kuitenkaan onneksi ollut, vaan kouluttaja piti väen hyvin hereillä elävällä kerronnallaan.”
– ”Kouluttajalla hyviä esimerkkejä. On aina kiva kuunnella ihmistä joka osaa asiansa.”
– ”Haluaisin ehdottomasti lisää juuri tämän tyyppistä koulutusta tai jatkoa tälle, mielellään myös samalta kouluttajalta.”
– ”Webinaari toimi moitteettomasti ja kouluttajan asiantuntemus oli loistava”
– ”Hyvä kouluttaja piti hereillä pienillä mukaanotoilla”
– ”Selvensi ajatuksia kokonaisuudessaan.”
– ”Kokonaisuudessaan hyvä paketti!”
– ”Koulutus oli todella hyvä, täyttä asiaa koko koko pv. Kouluttaja hyvä ja todella asiantunteva. Reagoi kuulijoiden kysymyksiin nopeasti.”


Tämä etäkoulutus toteutetaan Zoom-webinaarina, joka toimii etävalmennuksena mukavasti. Pidämme taukoja riittävästi. Voit kysyä ja kommentoida päivän aikana. Saat lisätietoa Osallistumisohjeessa, joka lähetetään sinulle sähköpostitse ennen koulutusta.


Aikataulu

12.45 Yhteyksien tarkistus
13.00 Koulutus alkaa
– Pidämme lyhyen tauon sopivassa kohdassa
14.30 Koulutus päättyy


Sisältö

Poikkeusoloihin varautuminen tiedonhallinnan eri osa-alueilla
Tietoturva ja -suoja vs riskienhallinta
Tietoturvallisuustoimenpiteet
Johdon vastuut ja velvollisuudet poikkeusoloissa

Tiedon ja asiakirojen vaurioituminen tai tuhoutuminen
Tiedon ja asiakirjojen hakkerointi – mitä opimme Ukrainasta?
Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin perusvaatimuksia poikkeusoloissa

Tietoturva palveluissa
– Miten huomioida tietoturva hankinnoissa, mahdollista?
– Tietoturvan tulee näkyä sekä hankintavaiheessa että sopimuksissa

Tiedon inventoinnin haasteet, miten muutoksenhallinta ja varautuminen?
Tiedon ja tiedonhallinnan ymmärtämisen taso (kyvykkyys)

Hybridiuhkien aikakausi
– Ennakointi ja hallintakyky
– Resilienssi ja viitekehys, mitä tämä tarkoittaa?

Kevyt oppimäärä: missä on jälkiä, minne jätämme tietoa?
Uudet ilmiöt ja esimerkkejä


Koulutuspaikka:
Verkkovalmennus 

Ajankohta: 
16.8.2022 klo 13.00 – 14.30

Osallistumismaksu:
197 euroa / hlö (+ alv 24%). Valmennukseen sisältyy sähköinen koulutusmateriaali sekä tallenne, joka on koulutuksen jälkeen kahden viikon ajan osallistujien katsottavissa.

Ryhmäetuhinnat:
samasta organisaatiosta kaksi tai useampi osallistujaa: 177 euroa / hlö (+ alv 24%).

Early Bird: ilmoittaudu 30.6.2022 mennessä hintaan 147 euroa / hlö (+ alv 24%).

Myös tiimi- sekä yritys- ja organisaatiokohtaisena, pyydä tarjous!


Ilmoittautumisen peruutusehdot:
Peruutus on ilmoitettava viimeistään 8 päivää ennen koulutustilaisuuden alkua. Myöhemmin tehtävistä peruutuksista veloitetaan 50% koulutustilaisuuden hinnasta. Mikäli osallistumista ei peruuteta lainkaan, veloitetaan koko koulutustilaisuuden hinta. Esteen sattuessa koulutuspaikan voi luovuttaa toiselle samassa organisaatiossa työskentelevälle henkilölle.

2022-05-20T12:04:20+00:00toukokuu 19th, 2022|

Taloushallinnon arkistointi ja sen kehittäminen (1/2 pv)

Ota säilytys ja arkistointi haltuun taloushallinnossa


Nykytilanne on, että useilla yrityksillä ja organisaatioilla arkistointi on hajautettuna paperisena ja sähköisenä sekä useisiin eri järjestelmiin. Resurssit ovat rajallisia, mutta säilytys ja arkistointi pitää saada tämän päivän tasolle mm. muuttuneen lainsäädännön myötä. Myös ulkoistus ja pilvipalveluiden käyttö ovat yleistyneet.

Taloushallinnon arkistointi ja sen kehittäminen -koulutuksessa opit hahmottamaan arkistojen ja tiedonhallinnan kompleksisuutta. Sähköinen arkistointi on tämän päivän vaatimuksena joka organisaatiossa. Kirjanpito- ja talousaineisto voidaan kokonaisuudessaan arkistoida sähköisenä (Kirjanpitolaki 2016). Miten sähköisen arkistointiin siirrytään? Mikä on arkistoinnin ja säilytyksen ero? Millaisia tietovirtoja taloushallinnossa liikkuu? Miten niitä hallinnoidaan ja säilytetään?

Taloushallinnon arkistointi ja sen kehittäminen -koulutuksessa
– opit, mitä taloushallinnon aineiston arkistoinnissa ja sen dokumentaatiossa tulee ottaa huomioon
– saat tietoa lainsäädännöstä, joka koskee arkistointia ja sen dokumentaatiota
– opit, millaisista prosesseista arkistointiaineistoa muodostuu
– saat tietoa asiakirjahallinnan käsitteistä sekä taloushallinnon ja arkistoinnin kehityksestä, trendeistä ja järjestelmäratkaisuista
– saat käytännön ohjeet, kuinka kokoat koko organisaatiolle sopivan dokumentaation arkistointiaineistojen säilytyksestä, pääsyoikeuksista ja vastuista


Kenelle
Taloushallinnon asiantuntijat, tilitoimistot, johto


Hyöty
Taloushallinnon arkistointi ja sen kehittäminen -koulutuksessa saat käytännön tietoa ja ohjeita, kuinka kokoat koko organisaatiolle sopivan dokumentaation:
miten laadit taloushallinnon henkilöstön sisäiseksi työvälineeksi yksityiskohtaisemman luettelon, johon sisältyvät mm. arkistointiaineiston säilytysajat, -paikat, vastuuhenkilöt ja­ pääsyoikeudet.


Kouluttaja Jarkko Koivuniemi
Jarkko Koivuniemi on kokenut asiantuntija ja suosittu kouluttaja. Hän on kouluttanut vuodesta 1990 lähtien tieto- ja teknologia-aiheita sekä toiminnan kehittämistä. Jarkko Koivuniemellä on laaja-alainen kokemus eri sektoreilla, toimialoilla ja osaamistasoilla: yrityssektori, julkinen sektori, kolmas sektori. Paljon valmennuksia julkisoikeudellisille toimijoille, eri kokoisille yrityksille ja järjestöille.

Palautetta aiemmista koulutuksista:
– ”Selvästi paljon osaamista. Esitystapaa helppo seurata, termistö kansan kieltä.”
– ”Kiitos! Selkeä ja monipuolinen esitys, hyvin otit mukaan myös meidät kouluttautujat ja kysymyksemme.”
– ”Vähän etukäteen pelkäsin, onko koulutus monotoninen ja sen vuoksi puuduttava. Näin ei kuitenkaan onneksi ollut, vaan kouluttaja piti väen hyvin hereillä elävällä kerronnallaan.”
– ”Kouluttajalla hyviä esimerkkejä. On aina kiva kuunnella ihmistä joka osaa asiansa.”


Ohjelma

8.45 Yhteyksien tarkistus

9.00 Koulutus alkaa

Johdanto
– Tavoite, tarkoitus ja rakenne
– Taloushallinnon järjestelmät
– Sähköisestä älykkääksi taloushallinnoksi
– Arkistointi tänä päivänä

Taloushallinnon prosessit ja asiakirjat
– Ostolaskut, myyntilaskut
– Matka- ja kululaskuprosessit
– Maksuliikenne
– Käyttöomaisuuskirjanpito
– Palkanlaskenta
– Pääkirjanpito ja raportointi

Asiakirjanhallinta ja Arkistonmuodostussuunnitelma
– Asiakirjojen elinkaari
– Arkistonmuodostussuunnitelma, metatiedot

Kirjanpitoaineiston arkistointi
– Kirjanpitolainsäädäntö
– Myyntitoimintojen ja ostotoimintojen tositteet
– Palkanlaskennan ja työaikakirjanpidon tositteet
– Matkalaskut
– Muiden toimintojen tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto
– Henkilötietojen arkistointi
– Verotietojen arkistointi

Arkistoinnin dokumentaatio
– Dokumentaation muodostaminen
– Arkistoinnin kehitys
– Työvaiheet

Pohdintaa
– Arkistoinnin tulevaisuuden näkymät

– Pidämme lyhyitä taukoja sopivissa kohdissa

11.30 Koulutus päättyy


Etätyöskentelystä
Koulutus on interaktiivinen ja voimme keskustella ja tehdä käytännön harjoituksia, kuten lähivalmennuksissakin.
Koulutus toteutetaan Zoomilla. Saat lisätietoa Osallistumisohjeessa, joka lähetetään sinulle sähköpostitse ennen koulutusta.


Koulutuspaikka:
Etäkoulutus Zoomilla 

Ajankohta: 
25.8.2022  klo 9.00 – 11.30 

Osallistumismaksu:
397 euroa 
/ hlö (+ alv 24%). Sisältää sähköisen materiaalin.

Ryhmäetuhinnat:
samasta organisaatiosta kaksi osallistujaa: 357 euroa / hlö (+ alv 24%),
kolme tai useampia osallistujiaa: 297 euroa/ hlö (+ alv 24%)

Bonus:
Saat käyttöösi koulutuksen tallenteen kahden viikon ajaksi koulutuksen jälkeen!

Mahdollisuus organisaatiokohtaiseen valmennukseen – ota yhteyttä!


Ilmoittautumisen peruutusehdot:
Peruutus on ilmoitettava viimeistään 8 päivää ennen koulutustilaisuuden alkua. Myöhemmin tehtävistä peruutuksista veloitetaan 50% koulutustilaisuuden hinnasta. Mikäli osallistumista ei peruuteta lainkaan, veloitetaan koko koulutustilaisuuden hinta. Esteen sattuessa koulutuspaikan voi luovuttaa toiselle samassa organisaatiossa työskentelevälle henkilölle.

 

2022-05-20T12:43:18+00:00toukokuu 20th, 2022|

Sähköinen arkistointi (1 pv)

Sähköiset asiakirjat häviävät, jos niitä ei säilytetä!

Arkistotieto pitää saada käyttöön nopeasti ja helposti. Miten sinun tärkeät tietosi löytyvät arkistoistasi?
Arkistotoimen vaatimustaso on noussut ja näkyy eri toimialoilla ja toimenkuvissa. Meiltä edellytetään laaja-alaista tiedonhallinnan ja arkistoinnin perusteiden osaamista. Yritykset ovat siirtymässä kohti sähköistä arkistointia eli säilytystä.

Tiedonhallinnan elinkaareen sisältyvä arkistotoimi tarkoittaa sähköisiä ratkaisuja. Kyse on myös tiedolla johtamisesta ja sähköinen arkistointi on tätä päivää. Se pitää suorittaa tietoturvallisesti ja tehokkaasti.

Mikä on organisaatiosi tiedonhallinnan ja arkistoinnin nykytila?
Painottuuko toimintasi tiedonhallinnassa oikeisiin asioihin?
– Sähköisen asiakirjahallinnan ja arkistoinnin kehittäminen
– Arkistotietokannan monipuolistaminen ja digitointi
– Arkistokoulutus, ohjaus ja neuvonta virastoille ja laitoksille
– Arkistonsiirrot ja arkistotilat
– Henkilöstön osaamisen kehittäminen

Sähköisten palvelujen ja sähköisen arkistoinnin kehittäminen liittyy kaikkiin prosesseihin ja taustajärjestelmiin. Uudistunut lainsäädäntö tuo paineita prosesseihin. Asiakirjojen sisältämän tiedon eheyden ja todistusvoiman täytyy toteutua tämän päivän tasolle. On tiedettävä, kuka tiedon on tuottanut ja mihin tarkoitukseen sekä kauanko asiakirjoja on säilytettävä.


Kenelle
– Yrityksen hallinnon ja toimiston esimiehet, arkistoinnista vastaavat tai osavastaavat.
– Julkisen sektorin (kunnat, kuntayhtymät, valtion virastot, julkiset liikelaitokset, julkisoikeudelliset yhteisöt) johto, esimiehet ja asiantuntijat, asiakirjahallinnon ja arkistotoimen sekä rekisterien ja tietovarantojen parissa toimivat.
– Yritykset ja kolmas sektori. Kolmannen sektorin johto ja esimiehet, arkistoinnista vastaavat tai osavastaavat.


Hyödyt
Sähköinen arkistointi -etävalmennuksessa
– saat käytännön ohjeita, kuinka helpotat sähköisellä säilytyksellä mm. tiedon saantia ja käytettävyyttä
– opit asiakirjahallinnon ja tiedonhallinnan suunnittelua ja kuvaamista, jota sähköisten palvelujen kehittäminen edellyttää
– opit, kuinka johdat asiakirjatiedon elinkaaren suunnittelua ja hallintaa sähköiseen suuntaan


Kouluttaja Jarkko Koivuniemi
Jarkko Koivuniemi on kokenut asiantuntija ja suosittu kouluttaja. Hän on kouluttanut vuodesta 1990 lähtien tieto- ja teknologia-aiheita sekä toiminnan kehittämistä. Jarkko Koivuniemellä on laaja-alainen kokemus eri sektoreilla, toimialoilla ja osaamistasoilla: yrityssektori, julkinen sektori, kolmas sektori. Paljon valmennuksia julkisoikeudellisille toimijoille, eri kokoisille yrityksille ja järjestöille.

Palautetta aiemmista koulutuksista:
– ”Selvästi paljon osaamista. Esitystapaa helppo seurata, termistö kansan kieltä.”
– ”Kiitos! Selkeä ja monipuolinen esitys, hyvin otit mukaan myös meidät kouluttautujat ja kysymyksemme.”
– ”Vähän etukäteen pelkäsin, onko koulutus monotoninen ja sen vuoksi puuduttava. Näin ei kuitenkaan onneksi ollut, vaan kouluttaja piti väen hyvin hereillä elävällä kerronnallaan.”
– ”Kouluttajalla hyviä esimerkkejä. On aina kiva kuunnella ihmistä joka osaa asiansa.”
– ”Haluaisin ehdottomasti lisää juuri tämän tyyppistä koulutusta tai jatkoa tälle, mielellään myös samalta kouluttajalta.”
– ”Webinaari toimi moitteettomasti ja kouluttajan asiantuntemus oli loistava”
– ”Hyvä kouluttaja piti hereillä pienillä mukaanotoilla”
– ”Selvensi ajatuksia kokonaisuudessaan.”
– ”Kokonaisuudessaan hyvä paketti!”
– ”Koulutus oli todella hyvä, täyttä asiaa koko koko pv. Kouluttaja hyvä ja todella asiantunteva. Reagoi kuulijoiden kysymyksiin nopeasti.”
– ”Koulutusosiot oli tiivistä tietoa, kouluttajalla asiantunteva ja selkeä ote asiaan.”
– ”Pidin kouluttajan tavasta esitää asioita, ytimekäs tapa puhua ja tuoda asian villakoira esiin.”
– ”Hyvä/erinomainen, laaja-alainen tietämys aihealueesta.”
– ”Kattava paketti Sähköisen arkistoinnin kokonaisuudesta.”
– ”Tiivis paketti täynnä asiaa, hyvä ettei ollut turhia kuvia ja muita härpäkkeitä.”


Etätyöskentelystä
Koulutus on interaktiivinen, voimme keskustella ja tehdä käytännön harjoituksia, kuten lähivalmennuksissakin. Koulutus toteutetaan Zoomilla. Saat lisätietoa Osallistumisohjeessa, joka lähetetään sinulle sähköpostitse ennen koulutusta.


Ohjelma

8.45 Yhteyksien tarkistus
9.00 Koulutus alkaa
11.30 – 12.15 Lounastauko
– Pidämme lyhyitä taukoja sopivissa kohdissa
15.30 Koulutuspäivä päättyy

Paperiarkistoinnista sähköisiin käytäntöihin
– Perusteet ja lainsäädäntö
– Arkistotoimi ja asiakirjahallinto yhdessä
– Arkistotoimen kehittäminen, säilytysaika ja pituudet
– Luokittelu, salattu aineisto, julkisuuslainsäädäntö
– Asiakirjojen tiedon muodostuminen, käsittely ja hallinta

Sähköinen asiointi ja kehittämisalue
– Keskitetty asiakirjojen tietojen hallinta
– Mikä on eAMS ja sen rooli organisaation tietojärjestelmänä
– Sähke2 merkitys
– Sähköinen arkistointi käytännössä

Tehtävien käsittelyvaiheet, asiakirjatyypit
– Oletusmetatietoarvot (esimerkiksi säilytysaika)
– Metatietojen hallinta
– Tiedonhallinta ja operatiiviset tietojärjestelmät
– Arkistoinnin säilytysjärjestelmät
– Pitkäaikainen tai pysyvä säilyttäminen
– Asiakirjatiedon elinkaaren alun hallinta ja sähköinen arkistointi

Kriteerit ja vaatimukset

Tiedonohjaussuunnitelma – suunnittelu- ja laadintaprosessi
– Käsittelyprosessin kuvauksen metatiedot
– Toimenpiteen ja asiakirjatiedon metatiedot
– Sähköisen arkistoinnin tiedonohjaus ja turvallisuus

Vaatimukset ja toteutuminen
– Lainsäädännön vaikutukset
– Tietoturvallinen tiedonhallinta
– Käyttöoikeudet ja käytönvalvonta

Yritykset vs. julkisoikeudelliset toimijat
– Tiedonhallintalaki julkisilla
– AMS vs. TOS
– Ohjeistus ja valvonta
– Vastuu


Ennakkotehtävä ja sähköinen bonusmateriaali
Saat lisätietoa Osallistumisohjeessa, joka lähetetään sinulle sähköpostitse ennen koulutusta.


Koulutuspaikka:
Etävalmennus Zoomilla 

Ajankohta:
4.10.2022 klo 9.00 – 15.30

Osallistumismaksu:
597 euroa
 (+ alv 24%). Sisältää sähköisen materiaalin.

Ryhmäetuhinnat:
samasta organisaatiosta kaksi osallistujaa: 567 euroa / hlö (+ alv 24%),
kolme tai useampia osallistujia: 497 euroa / hlö (+ alv 24%).

Bonus:
Tallenne on osallistujien katsottavissa kahden viikon ajan toteutuksen jälkeen.

Myös tiimi- sekä yritys- ja organisaatiokohtaisena, pyydä tarjous!


Ilmoittautumisen peruutusehdot:
Peruutus on ilmoitettava viimeistään 8 päivää ennen koulutustilaisuuden alkua. Myöhemmin tehtävistä peruutuksista veloitetaan 50% koulutustilaisuuden hinnasta. Mikäli osallistumista ei peruuteta lainkaan, veloitetaan koko koulutustilaisuuden hinta. Esteen sattuessa koulutuspaikan voi luovuttaa toiselle samassa organisaatiossa työskentelevälle henkilölle.

2022-05-20T13:01:22+00:00toukokuu 20th, 2022|

Tiedonohjaus ja arkistonmuodostus organisaatiossa (1 pv)

Tiedonhallintaa vai pakollista arkistointia?

Arkistointi tuntuu olevan ongelma monessa yrityksessä ja organisaatiossa. Tieto makaa tietojärjestelmillä paperiasiakirjojen lisäksi. Mitkä ovat säilytysajat? Mitä ovat elinkaaret eri dokumenteilla? Miten tiedolla johdetaan ja mikä on pakollista tai järkevää arkistointia?

Tiedonhallinta on organisaation hankkiman, tuottaman, käyttämän ja säilyttämän tiedon hallintaa. Hyvin hallinnoidulla tiedolla voidaan edistää organisaation tuottavuutta, parantaa palveluja.


Kenelle
Johto ja esimiehet, asiantuntijat eri toimintayksiköissä, henkilötietojen ja rekisterien parissa toimivat, erityisesti HR-, talous- ja palkanlaskentahenkilöstö.


Hyödyt
Saat tiiviin tietopaketin ja vinkkejä, mitä sinun pitää tietää, tehdä ja huomioida liittyen arkistointiin ja tiedonhallintaan. Saat kokonaisnäkemyksen siitä, mitä, milloin ja missä – ja kenelle nämä tehtävät kuuluvat.

Näitä asioita ovat mm seuraavat:
– Yrityksen tulisi laatia ohje tiedonohjaukseen eli sähköisten ja paperisten asiakirjojen arkistointiin ja arkistonmuodostukseen.
– Tiedonohjaussuunnitelma ja/tai arkistosuunnitelma ovat avainasemassa.
– Ensimmäiseksi täytyy täyttää lakisääteiset velvoitteet. Esimerkiksi kirjanpidon tositteita on säilytettävä kuusi vuotta. Toiseksi organisaation sidosryhmät tarvitsevat historiatietoa esim. taloudesta, henkilöstöhallinnosta ja muista eri toiminnoista.
– Arkistointi määrittelee tai vastaa kysymykseen onko jokin asia tehty vai ei. Asiakirjat on tuhottava tai arkistoitava, kolmatta vaihtoehtoa ei ole.


Kouluttaja Jarkko Koivuniemi
Jarkko Koivuniemi on kouluttanut vuodesta 1990 lähtien tieto- ja teknologia-aiheita unohtamatta toiminnan kehittämistä. Laaja-alainen kokemus eri sektoreilla, toimialoilla ja osaamistasoilla.

Yrityssektori, julkinen sektori, kolmas sektori. Paljon julkisoikeudellisia toimijoita, eri kokoiset yritykset ja järjestöt.

Jarkko Koivuniemi on kokenut asiantuntija ja suosittu kouluttaja.

Palautetta aiemmista koulutuksista:
– ”Selvästi paljon osaamista. Esitystapaa helppo seurata, termistö kansan kieltä.”
– ”Kiitos! Selkeä ja monipuolinen esitys, hyvin otit mukaan myös meidät kouluttautujat ja kysymyksemme.”
– ”Vähän etukäteen pelkäsin, onko koulutus monotoninen ja sen vuoksi puuduttava. Näin ei kuitenkaan onneksi ollut, vaan kouluttaja piti väen hyvin hereillä elävällä kerronnallaan.”
– ”Kouluttajalla hyviä esimerkkejä. On aina kiva kuunnella ihmistä joka osaa asiansa.”
”Haluaisin ehdottomasti lisää juuri tämän tyyppistä koulutusta tai jatkoa tälle, mielellään myös samalta kouluttajalta.”
”Webinaari toimi moitteettomasti ja kouluttajan asiantuntemus oli loistava”
”Hyvä kouluttaja piti hereillä pienillä mukaanotoilla”
”Selvensi ajatuksia kokonaisuudessaan.”
”Kokonaisuudessaan hyvä paketti!”
”Koulutus oli todella hyvä, täyttä asiaa koko koko pv. Kouluttaja hyvä ja todella asiantunteva. Reagoi kuulijoiden kysymyksiin nopeasti.”


Tämä etäkoulutus toteutetaan Zoomilla, joka toimii etävalmennuksena mukavasti. Pidämme taukoja riittävästi. Voit kysyä ja kommentoida päivän aikana. Saat lisätietoa Osallistumisohjeessa, joka lähetetään sinulle sähköpostitse ennen koulutusta.


Aikataulu

8.45 Yhteyksien tarkistus
9.00 Koulutus alkaa
11.30 – 12.15 Lounastauko
– Pidämme lyhyitä taukoja sopivissa kohdissa
15.30 Koulutuspäivä päättyy


Ohjelma

Julkinen vs yksityinen sektori

Asiakirjahallinto
– Arkistointi vai hävittäminen?
– Asiakirjojen käytettävyys
– Metatiedot

Sähköisen toimintaympäristön tiedonhallinta
– Tiedonohjaussuunnitelma (TOS)
– Tiedonhallintamalli
– Sähköiset käsittelyprosessit

Tietojärjestelmät ja tietojen hallinnan automaattinen ohjaus
Tiedonhallinnan laatu
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne

Arkistonmuodostaminen
– Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) ja asiakirjahallinnon toimintaohjeet
– Paperisten asiakirjatietojen käsittely ja säilyttäminen
– Erityislainsäädäntö
– Arkistomuodostajan ja asiakirjojen säilytysajat sekä -tavat
– Asiakirjahallinnon toimintaohjeita

Master data -ajattelu
Rajapinnat
Turvallinen tiedonhallinta

Aikaa kysymyksille


Koulutuspaikka:
Verkkovalmennus 

Ajankohta: 
26.10.2022 klo 9.00 – 15.30

Osallistumismaksu:
597 euroa / hlö (+ alv 24%). Valmennukseen sisältyy sähköinen koulutusmateriaali sekä tallenne, joka on koulutuksen jälkeen kahden viikon ajan osallistujien katsottavissa.

Ryhmäetuhinnat:
samasta organisaatiosta kaksi osallistujaa: 557 euroa / hlö (+ alv 24%), kolme tai useampi osallistujaa: 497 euroa/ hlö (+ alv 24%).

Myös tiimi- sekä yritys- ja organisaatiokohtaisena, pyydä tarjous!


Ilmoittautumisen peruutusehdot:
Peruutus on ilmoitettava viimeistään 8 päivää ennen koulutustilaisuuden alkua. Myöhemmin tehtävistä peruutuksista veloitetaan 50% koulutustilaisuuden hinnasta. Mikäli osallistumista ei peruuteta lainkaan, veloitetaan koko koulutustilaisuuden hinta. Esteen sattuessa koulutuspaikan voi luovuttaa toiselle samassa organisaatiossa työskentelevälle henkilölle.

2022-05-24T13:44:03+00:00toukokuu 24th, 2022|