Sähköiset asiakirjat häviävät, jos niitä ei säilytetä!
Arkistotieto pitää saada käyttöön nopeasti ja helposti. Miten sinun tärkeät tietosi löytyvät arkistoistasi?
Arkistotoimen vaatimustaso on noussut ja näkyy eri toimialoilla ja toimenkuvissa. Meiltä edellytetään laaja-alaista tiedonhallinnan ja arkistoinnin perusteiden osaamista. Yritykset ovat siirtymässä kohti sähköistä arkistointia eli säilytystä.
Tiedonhallinnan elinkaareen sisältyvä arkistotoimi tarkoittaa sähköisiä ratkaisuja. Kyse on myös tiedolla johtamisesta ja sähköinen arkistointi on tätä päivää. Se pitää suorittaa tietoturvallisesti ja tehokkaasti.
Mikä on organisaatiosi tiedonhallinnan ja arkistoinnin nykytila?
Painottuuko toimintasi tiedonhallinnassa oikeisiin asioihin?
– Sähköisen asiakirjahallinnan ja arkistoinnin kehittäminen
– Arkistotietokannan monipuolistaminen ja digitointi
– Arkistokoulutus, ohjaus ja neuvonta virastoille ja laitoksille
– Arkistonsiirrot ja arkistotilat
– Henkilöstön osaamisen kehittäminen
Sähköisten palvelujen ja sähköisen arkistoinnin kehittäminen liittyy kaikkiin prosesseihin ja taustajärjestelmiin. Uudistunut lainsäädäntö tuo paineita prosesseihin. Asiakirjojen sisältämän tiedon eheyden ja todistusvoiman täytyy toteutua tämän päivän tasolle. On tiedettävä, kuka tiedon on tuottanut ja mihin tarkoitukseen sekä kauanko asiakirjoja on säilytettävä.
Kenelle
– Yrityksen hallinnon ja toimiston esimiehet, arkistoinnista vastaavat tai osavastaavat.
– Julkisen sektorin (kunnat, kuntayhtymät, valtion virastot, julkiset liikelaitokset, julkisoikeudelliset yhteisöt) johto, esimiehet ja asiantuntijat, asiakirjahallinnon ja arkistotoimen sekä rekisterien ja tietovarantojen parissa toimivat.
– Yritykset ja kolmas sektori. Kolmannen sektorin johto ja esimiehet, arkistoinnista vastaavat tai osavastaavat.
Hyödyt
Sähköinen arkistointi -etävalmennuksessa
– saat käytännön ohjeita, kuinka helpotat sähköisellä säilytyksellä mm. tiedon saantia ja käytettävyyttä
– opit asiakirjahallinnon ja tiedonhallinnan suunnittelua ja kuvaamista, jota sähköisten palvelujen kehittäminen edellyttää
– opit, kuinka johdat asiakirjatiedon elinkaaren suunnittelua ja hallintaa sähköiseen suuntaan
Kouluttaja 
Jarkko Koivuniemi on kokenut asiantuntija ja suosittu kouluttaja. Hän on kouluttanut vuodesta 1990 lähtien tieto- ja teknologia-aiheita sekä toiminnan kehittämistä. Jarkko Koivuniemellä on laaja-alainen kokemus eri sektoreilla, toimialoilla ja osaamistasoilla: yrityssektori, julkinen sektori, kolmas sektori. Paljon valmennuksia julkisoikeudellisille toimijoille, eri kokoisille yrityksille ja järjestöille.
Palautetta aiemmista koulutuksista:
– ”Selvästi paljon osaamista. Esitystapaa helppo seurata, termistö kansan kieltä.”
– ”Kiitos! Selkeä ja monipuolinen esitys, hyvin otit mukaan myös meidät kouluttautujat ja kysymyksemme.”
– ”Vähän etukäteen pelkäsin, onko koulutus monotoninen ja sen vuoksi puuduttava. Näin ei kuitenkaan onneksi ollut, vaan kouluttaja piti väen hyvin hereillä elävällä kerronnallaan.”
– ”Kouluttajalla hyviä esimerkkejä. On aina kiva kuunnella ihmistä joka osaa asiansa.”
– ”Haluaisin ehdottomasti lisää juuri tämän tyyppistä koulutusta tai jatkoa tälle, mielellään myös samalta kouluttajalta.”
– ”Webinaari toimi moitteettomasti ja kouluttajan asiantuntemus oli loistava”
– ”Hyvä kouluttaja piti hereillä pienillä mukaanotoilla”
– ”Koulutus oli todella hyvä, täyttä asiaa koko koko pv. Kouluttaja hyvä ja todella asiantunteva. Reagoi kuulijoiden kysymyksiin nopeasti.”
– ”Koulutusosiot oli tiivistä tietoa, kouluttajalla asiantunteva ja selkeä ote asiaan.”
– ”Pidin kouluttajan tavasta esitää asioita, ytimekäs tapa puhua ja tuoda asian villakoira esiin.”
– ”Hyvä/erinomainen, laaja-alainen tietämys aihealueesta.”
– ”Kattava paketti Sähköisen arkistoinnin kokonaisuudesta.”
– ”Tiivis paketti täynnä asiaa, hyvä ettei ollut turhia kuvia ja muita härpäkkeitä.”
– ”Todella kattava, paljon tietoa. Hyviä esimerkkejä.”
– ”Hyvää asiaa ja jäsenteli asiaa oikeasta suunnasta.”
– ”Heräsin huomaamaan, kuinka paljon sähköinen arkistointi on nopeampaa, täsmällisempää ja helpompaa verrattuna iänikuiseen paperiarkistoon.”
– ”Tiivis tietopaketti. Täytyy lukea aineistoa uudelleen, oli niin paljon uutta asiaa.”
Katso myös nämä Jarkon koulutukset:
Kyberturvallisuus ja yrityksen hallituksen vastuu (2 h)
11.04.2023 Zoom-webinaari
Tiedonohjaus ja arkistonmuodostus organisaatiossa (3 h)
23.05.2023 Etäkoulutus
Disinformaation torjunta ja kyberturvallisuus sosiaalisessa mediassa (2 h)
26.04.2023 Zoom-webinaari
Hankintatoimen arkistointi ja kehittäminen (2,5 h)
09.05.2023 Zoom-webinaari
Ennakkotehtävä ja sähköinen bonusmateriaali
Selvitä mitä kuuluu organisaatiosi tiedonhallintaan ja arkistotoimeen?
Onko prosessit ja järjestelmät kuvattu sekä sen myös eri asiakirjatyypit?
Kysy kollegoilta mielipidettä, mikä on arkistoinnin nykytila 1-5? (5=kiitettävä)
Arvioi arkistointisuunnitelman nykytilaa 1-5? (5=kiitettävä)
Ohjelma
8.45 Yhteyksien tarkistus
9.00 Koulutus alkaa
11.30 – 12.15 Lounastauko
– Pidämme lyhyitä taukoja sopivissa kohdissa
15.30 Koulutuspäivä päättyy
Paperiarkistoinnista sähköisiin käytäntöihin
– Perusteet ja lainsäädäntö
– Arkistotoimi ja asiakirjahallinto yhdessä
– Arkistotoimen kehittäminen, säilytysaika ja pituudet
– Luokittelu, salattu aineisto, julkisuuslainsäädäntö
– Asiakirjojen tiedon muodostuminen, käsittely ja hallinta
Sähköinen asiointi ja kehittämisalue
– Keskitetty asiakirjojen tietojen hallinta
– Mikä on eAMS ja sen rooli organisaation tietojärjestelmänä
– Sähke2 merkitys
– Sähköinen arkistointi käytännössä
Tehtävien käsittelyvaiheet, asiakirjatyypit
– Oletusmetatietoarvot (esimerkiksi säilytysaika)
– Metatietojen hallinta
– Tiedonhallinta ja operatiiviset tietojärjestelmät
– Arkistoinnin säilytysjärjestelmät
– Pitkäaikainen tai pysyvä säilyttäminen
– Asiakirjatiedon elinkaaren alun hallinta ja sähköinen arkistointi
Kriteerit ja vaatimukset
Tiedonohjaussuunnitelma – suunnittelu- ja laadintaprosessi
– Käsittelyprosessin kuvauksen metatiedot
– Toimenpiteen ja asiakirjatiedon metatiedot
– Sähköisen arkistoinnin tiedonohjaus ja turvallisuus
Vaatimukset ja toteutuminen
– Lainsäädännön vaikutukset
– Tietoturvallinen tiedonhallinta
– Käyttöoikeudet ja käytönvalvonta
Yritykset vs. julkisoikeudelliset toimijat
– Tiedonhallintalaki julkisilla
– AMS vs. TOS
– Ohjeistus ja valvonta
– Vastuu
Koulutuspaikka:
Koulutus toteutetaan Zoomilla.
– Koulutus on interaktiivinen, voimme keskustella ja tehdä käytännön harjoituksia, kuten lähivalmennuksissakin.
Ajankohta:
5.4.2023 klo 9.00 – 15.30
HUOM. Early Bird – nopean ilmoittautujan etu:
– 100 euroa hinnasta pois, kun ilmoittaudut viimeistään 5.3.2023
Ei voi yhdistää muihin etuihin
Osallistumismaksu:
697 euroa (+ alv 24%). Sisältää sähköisen materiaalin.
Ryhmäetuhinnat:
samasta organisaatiosta kaksi osallistujaa: 667 euroa / hlö (+ alv 24%),
kolme tai useampia osallistujia: 597 euroa / hlö (+ alv 24%).
Bonus:
Tallenne on osallistujien katsottavissa kahden viikon ajan toteutuksen jälkeen.
Myös tiimi- sekä yritys- ja organisaatiokohtaisena, pyydä tarjous!
Ilmoittautumisen peruutusehdot:
Peruutus on ilmoitettava viimeistään 8 päivää ennen koulutustilaisuuden alkua. Myöhemmin tehtävistä peruutuksista veloitetaan 50% koulutustilaisuuden hinnasta. Mikäli osallistumista ei peruuteta lainkaan, veloitetaan koko koulutustilaisuuden hinta. Esteen sattuessa koulutuspaikan voi luovuttaa toiselle samassa organisaatiossa työskentelevälle henkilölle.
